POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES GRAFITINTAS S.A.

1.ALCANCE

Esta política de protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por GRAFITINTAS S.A. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales.

2.DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o deservidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial oétnico, orientación política,convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vidas sexuales y biométricas).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

GRAFITINTAS S.A., sociedad con domicilio en la carrera 36 63 65 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia identificada con el número de identificación tributaria NIT 800.136.038-6 correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., teléfono (+571) 3151660.

4.FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS

Grafitintas S.A., podrá pedir expresamente a los titulares o recolectar de su historial los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las bases de datos, los cuales son -entre otros-sus nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de GRAFITINTAS S.A. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a GRAFITINTAS S.A, mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, contratistas, prestadores de servicios o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de productos y/o servicios que son ofrecidos por GRAFITINTAS S.A., ode los comportamientos de los titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita a las instalaciones de GRAFITINTAS S.A., de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. GRAFITINTAS S.A. solo recopilará y/o tratará datos consideradoscomo datos sensibles en los casos permitidos por la ley. Para estos casos, los titulares no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritasen la presente política.

5.AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN.

Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el titular autoriza de forma expresa o inequívocamente a GRAFITINTAS S.A. para recolectar sus datos personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con la presente Política y las normas legales aplicables

6.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LA BASE DE DATOS DE GRAFITINTAS S.A.

GRAFITINTAS S.A., actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

a) Establecer comunicación entre GRAFITINTAS S.A. y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.

b) Efectuar o implementar la adquisición uoferta de productos o servicios por parte de GRAFITINTAS S.A

c) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece GRAFITINTAS S.A.

d) Controlar el acceso de empleados, contratistas y visitantes a las instalaciones de GRAFITINTAS S.A.

e) Reclutamiento, contratación y administración del personal directo, indirecto, contratistas, etc.

f) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar proyectos.

g) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, sistemas, programas, resultados y cambios organizacionales

h) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

i) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial, reputacional y de seguridad de manera directa o a través de compañías externas.

j) Monitorear la información y conducta comercial y financiera

k) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de GRAFITINTAS S.A. o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.

l) Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de bases de datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta

m) Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley.

7.DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturalesy/o jurídicascuyos datos personales sean objeto de tratamientopor parte de GRAFITINTAS S.A., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer según lo establecido en el artículo No. 8 de la Ley 1581 de 2012:

a) Conocer los datos personales sobre los cuales GRAFITINTAS S.A. está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRAFITINTAS S.A. para el tratamiento de sus datos personales,salvo se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por GRAFITINTAS S.A., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Solicitar a GRAFITINTAS S.A. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 10 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información yla revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y GRAFITINTAS S.A., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

8.PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Consulta

El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de GRAFITINTAS S.A.

La consulta se formulará mediante solicitud escrita dirigida al Responsable del tratamiento de datos personales (Ver puntoNo. 3 de la presente política). La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de GRAFITINTAS S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la presente política o en la ley, podrán presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al Responsable del tratamiento de datos personales (Ver punto No. 3 de la presente política), en la cual deberá informar:

• Nombre e identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, correo electrónico, acompañado de los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en labase de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento

9.DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, GRAFITINTAS S.A. ha puesto en conocimiento de los Titulares las políticas de tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos mediante su publicación en la página web www.grafitintas.com. Si en el término de treinta (30) días después de la publicación del aviso de privacidad en la página web, el Titular no ha contactado al responsable del tratamiento para solicitar la corrección, supresión o autorización de sus datos personales, GRAFITINTAS S.A. continuará realizando el tratamiento contenido en sus bases de datos para las finalidades indicadas en la presente Política

10.MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

GRAFITINTAS S.A., se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a la presente Política de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos personales para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.grafitintas.com.

11.SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

GRAFITINTAS S.A., en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de GRAFITINTAS S.A. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. GRAFITINTAS S.A. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de GRAFITINTAS S.A. y sus encargados. GRAFITINTAS S.A. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

12.TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

GRAFITINTAS S.A. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a GRAFITINTAS S.A. cuando:

a) Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

b) Salvaguardar la seguridad de las bases dedatos en los que se contengan datos personales.

c) Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos Personales.

13.VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 15de Diciembredel2016.